Las 5 fases en nuestras auditorías de sistemas de gestión de la calidad

Desde hace un tiempo venimos haciendo implantación y seguimiento de las normas ISO 9001 y la ISO 9004 son previas a la certificación que una empresa para tal caso lleva a fin. Lo que nosotros hacemos es la “auditoría interna”, una forma de asegurar a nuestro cliente que el paso final, la certificación, será rápido, cómodo y seguro.

Para quien todavía no lo sepa, la finalidad de una auditoría de calidad es la mejora constante de todos los procesos de producción, venta, proveedores… una mejora donde se estudia al por menor todos los detalles, la búsqueda constante de una mejora en un determinado proceso o el llegar a una producción más rápida, abaratando consigo el precio final de la producción. Lo que en este post se pretende es dar a conocer nuestro sistema de trabajo (ojo que muy a menudo el llamado “sistema”, “metodología”, “método”, puede ser motivo de secreto en muchas compañías, para evitar el ser “copiado” por la competencia), en nuestro caso no es de interés el guardar nuestro sistema así que se hace público, es una forma de que el cliente sepa como trabajamos.

Lo primero que se debe de entender es que lideramos el proceso de auditorías y lo hacemos personalizado, trabajamos con el cliente desde el primer día hasta dar con las necesidades específicas y hasta el final.

Fase 1Fase 1 de 5

Identificar sus necesidades 

* Metas de la auditoría

* Búsqueda de standards, regulaciones, normativas aplicables a su organización

* Preparación del calendario (cronograma) de la auditoría

* Preparación de la longitud estimada (tiempo total estimado hasta la finalización y entrega del trabajo)

* Preparación de su presupuesto (teniendo en cuenta el estudio pormenorizado de los puntos anteriores)

Fase 2Fase 2 de 5

Evaluación de proveedores 

Después de aceptado el presupuesto…

* Evaluación de proveedores, número, quienes, de donde son, plazos de entrega,… 

* Revisión y evaluación de toda aquella persona, empresa, organización… interna o externa, que tenga contacto con la empresa a auditar

* Evaluación de empleados, número, quienes, de donde son, funciones de cada uno de ellos…

* Interrogatorio a los empleados (a cada uno y por separado), se puede o no hacer debates o foros… depende de cada empresa

* Interrogatorio sistemas en prevención de riesgos laborales, si lo llevan los mismos empleados o es una empresa externa, de cualquier manera se hace estudio de este particular. Estadísticas de accidentes, estudio de prevención…

* Búsqueda de referencias, ejemplos de trabajo del día a dia, ver como mejorar…

* Control y gestión de los tiempos y de las tareas de cada empleado.

Fase 3Fase 3 de 5

Selección del equipo auditor y plan

* Se selecciona el equipo auditor (dependiendo de la empresa a auditar este equipo de profesionales es diferente dado que cada uno de ellos tiene una especialidad diferente 

* Se seleccionará el equipo certificador si fuera el caso

* Confirmar fechas y/o disponibilidades de los equipos

* Organizar reuniones y repaso del cronograma programado en la fase 1

* Firmas de conformidades y / o contratos

* Preparación y creación de documentación, revisiones de documentaciones anteriores

* Preparación de la primera revisión del manual de calidad

Fase 4Fase 4 de 5

Ejecución de la auditoría

* Evaluación de metas, revisión y confirmación

* Creación de un plan de ejecución

* Revisión de documentación, manuales, etc. Esta es la segunda revisión

* Estudio y evaluación de conformidades / no conformidades

* Ejecución del borrador del informe de auditoría

Fase 5Fase 5 de 5

Cierre de actividades y auditoría

* Repaso y última revisión de documentación, manuales, productos, materias primas, empleados, proveedores, manuales, etc.

* Estudio de acciones correctivas

* Realización y entrega del informe final

* Pago

A los 3 – 6 meses

Visita a la empresa / organización

* Revisión de metas

* Alcance de las metas

* Revisión de acciones correctivas

* Puesta en marcha, acciones correctivas, si fueran necesarias

Al año

Visita a la empresa / organización

* Revisión de todo otra vez. Ver si todo va bien o mal, si ha funcionado. Si todo va bien y ha funcionado, trabajo acabado y bien hecho

Si no ha funcionado… Volver a auditar, ver fallos y corregir

Por regla general una auditoría (desde la fase 1 a la fase 4 – es decir, antes de la preparación del informe en si), puede llevarnos para una empresa con 10 – 15 empleados, una media de 2 – 3 meses. 

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