Como hacer el inventario de un hotel

Primero de todo debiéramos de definir inventario.

Un inventario es un término usado habitualmente en empresas, aunque también es usado a título personal.

Según la definición de la Wikipedia:

El inventario es una relación detallada, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o de una persona en un momento determinado.

Un inventario es un recuento de cada tipo y clase de material que se tiene en cada uno de los departamentos de un hotel.

Uno de los aspectos más importantes de este inventario es el conocimiento de todo lo que conforma una determinada empresa en un determinado momento y para tener un control del stock de los productos.

Yo en este post, voy a explicar un poco por encima como se hace un inventario a nivel hotelero. Uno de los casos que se solicita el inventario es en el caso de compraventa, es un documento que solicita el comprador para saber y asegurarse de lo que está adquiriendo exactamente a parte del bien inmueble en sí.

Su realización y tiempo de ejecución, dependerá en gran parte del tamaño del hotel y lo puede hacer cada departamento por separado. No hace falta decir que la relación de lo inventariado debe de ser muy minucioso, haciéndolo por “familias” y por cada uno de los artículos. Así en la cocina, se hará el inventario destinado a menaje, cristalería, cubertería, alimentos en lata, alimentos en bolsa, alimentos congelados, alimentos frescos… Lo hace el cheff o cocinero, con ayuda del pinche (también puede hacerlo el pinche). Por ejemplo, dentro de “alimentos en bolsa”, tendremos, habas, garbanzos, lentejas, arroz… dentro de la familia “cubertería” tendremos cuchillos de carne, cuchillos de pescado, tenedor de carne, tenedor de pescado, cuchara de postre, cuchara de café, cuchara para sopa… en fin es un trabajo muy laborioso que requiere de mucho tiempo. Lo ideal es hacerlo entre dos o tres.

Las camareras de pisos, también pueden hacer lo propio dentro de su departamento. En este caso la gobernanta, dará el visto bueno y se asegurará que está bien, también puede ser que sea la propia gobernanta la que realice esta tarea con ayuda de una de las camareras.

Su labor no es fácil ya que tendrán que inventariar gran parte de lo que se utiliza en un hotel (ropa de cama, artículos de limpieza, utensilios…). Así, por ejemplo, tendrán que hacer inventario de la ropa de cama, dentro de este grupo contarán las sábanas bajeras de cama individual, sábana bajera de cama doble, fundas, mantas, forros, almohadas… cada caso es diferente.  Estimaría 3 ó 4 juegos de sábanas por habitación (lo ideal serían 4).

Lo que yo aconsejo es preparar un “checklist” o lista de comprobación con cada una de estas “familias” y luego con cada una de las “subfamilias”. Será algo largo pero ya puede quedar para siempre.

En la familia de “ropa de baño”, se contarán unitariamente las toallas grandes de ducha, las medianas de lavabo, las toallas más pequeñas de bidé, y… en el caso de hoteles con una categoría superior a 3 estrellas, se contarán alfombrines, albornoces y zapatillas. Estos dos últimos son habituales en hoteles que disponen de spa o en hoteles que no disponen de spa pero que tienen una categoría superior (3, 4 ó 5 estrellas).  Como decía, cada hotel es diferente y va a requerir un inventario diferente a otro hotel. Yo estimaría 3 ó 4 juegos de toallas por habitación (lo ideal serían 4).

En cuanto a la familia de “amenities”, no todos los hoteles los ofrecen pero si tu hotel es de los que da amenities a sus clientes, se contarán gel, peine, champú, jabón, colutorios, diversos kits (kit de afeitado, dental, costura, manicura…).

Otra familia son los productos de limpieza y los utensilios de limpieza. Estos pueden ir en una familia y subdividirse en dos grupos, o ir en dos familias diferentes. En cuanto a los productos de limpieza se distinguirán y contarán, limpiacritales, limpiasuelos, jabón para la loza en la cocina (este puede ser tenido en cuenta en el inventario de la cocina, cuidado de no contarlo dos veces), jabón para lavadora, suavizante de lavadora, líquidos amoniacales, antigrasas… en cuanto a los utensilios, fregonas, palos para fregonas, mopas, recogedores, escobas, palos para escobas, cubos para fregonas, paños, bayetas, espartos…

Se tendrán en cuenta otros productos y electrodomésticos, por ejemplo, planchas, aspiradoras, lavadoras, secadoras, carros para las camareras, cubos, bañeras… electrodomésticos que no tengan que ver con la cocina, ya que estos se deben de inventariar en la cocina (batidora, mezcladora, pela patatas, frigos, congeladores…).

El inventario de cafetería también es importante, lo realizarán los propios camareros o mejor, el encargado (si existiese). Este también es largo, y hay muchas “familias” de productos. Como en los casos anteriores se debe de ir de uno en uno, contando y apuntando.

El cliente comprador querrá conocer toda la relación de bienes que se quedan en el hotel antes de su compraventa, así que, cuidadosamente, habitación por habitación, se deberá de dar una relación detallada de cada habitación, haciendo constar, cama, colchón, cabeceros, lámparas, alfombras, cajas fuertes (si las hubiera), sujeta maletas, perchas, armarios, escritorios, sillas, sillones, todo, todo y todo… hasta cortinas y bombillas (luminarias). En el caso de inventariar muebles, se debe de adjuntar al informe documentación fotográfica de cada mueble. Y así, igual por cada habitación.

De la misma manera anterior, se hará inventario de los muebles de salones, zonas nobles, salas de juegos, salas de reuniones, etc.

Personal de recepción o gerencia, hará lo propio en su departamento, en cuanto a mobiliario, impresoras, copiadoras, fax, teléfonos, consumibles, computadoras, tablets, software usado para la gestión del hotel, etc.

Como decía es un trabajo largo y que lleva tiempo.

Los inventarios, salvo que sean para documentar una compraventa (y siempre que el comprador lo requiera), se debe de hacer una vez al año, excepto para muebles y diversos artículos relacionados con el mobiliario. Para todo lo demás, uno al año estará bien. Luego cada departamento deberá saber y conocer las necesidades de compras en cada uno de los departamentos en cualquier momento, por ejemplo, si rompen 20 sábanas, la gobernanta dará la orden de hacer la compra para reponer las sábanas, lo mismo que los productos de limpieza y todos aquellos que requieran de un control constante.

Si os puedo ayudar en algo, en Galicia, #ittaGalicia

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¿Qué es el ratio de ocupación? Cómo calcularlo

Es un KPI (key performance indicator, indicador clave de rendimiento) usado por la industria hotelera, calculado en base a la ocupación media de un hotel o cualquier otro tipo de establecimiento hotelero al caso. Se puede usar para hostales, albergues, casas rurales, apartamentos turísticos, etc. y en todos los casos, el método de calcularlo es el mismo.

Esta métrica mide la ocupación de un hotel y se mide en porcentaje. Por tanto, nos indica el porcentaje de ocupación media de un hotel. Se hace en base a un espacio de tiempo determinado, puede ser por día, semana, mes, estación… aunque lo más habitual y la mejor manera de medirlo es en un año.

Se debe calcular en un año, ya que hay meses de más ocupación y meses de menos ocupación o incluso el hotel cerrado. En el caso de cierre de hotel ese mes contaría como ocupación cero.

La ocupación se refiere al número de habitaciones ocupadas en referencia a todas las habitaciones disponibles del hotel.

Cómo calcularlo

El ratio de ocupación puede ser calculado en base a la siguiente fórmula:

Ratio de ocupación = Número de habitaciones ocupadas / Número total de habitaciones disponibles

Por ejemplo: Si tu hotel tiene 60 habitaciones, pero en un determinado espacio de tiempo tiene 45 habitaciones ocupadas:

45 / 60 = 0,75 >>> 75% ocupación

¿Cómo hacer este cálculo al año?

Muy sencillo. Existen programas que lo hacen, diferente software, apps, e incluso mismo Excel de Microsoft, sin embargo no sería difícil hacerlo manualmente.

Imaginemos que en enero hemos tenido una ocupación media de 25%, en febrero también del 25%, en marzo el 25% en abril lo mismo el 25%, en mayo el 40%, en junio el 45%, en julio el 95%, en agosto el 100%, en septiembre el 95%, en octubre el 90%, en noviembre el 70% y en diciembre el 25%.

Si sumamos todo lo anterior, mes a mes, da 660, lo dividimos en los 12 meses (se hace una media aritmética sencilla) y nos da una media del 55%

Esta sería la media de ocupación anual de nuestro hotel. Claro que para tener disponible el ratio de un mes, primero tenemos que calcularlo día a día, haciéndolo de la misma manera que el anual. 

Cómo usar este ratio

Realmente es un ratio muy usado, uno de los tres más importantes. Generalmente, aquellos que trabajan en la industria hotelera, buscan subir este ratio todo lo más posible, sin embargo, este ratio debe de usar usado junto con otros dos que son muy importantes también, el ADR y el RevPAR. Siendo para mí, el GopPAR el más interesante.

Aunque el 100% de ocupación es lo más deseado, muy a menudo, se consiguen los mismo ingresos con un 80% de ocupación si este 80% de ocupación pagan un precio un poco más alto (no mucho más) podríamos hablar de un par de euros.

Puedes ver otros ratios en el post “Los principales ratios hoteleros”

“Off market” que significa

¿Qué significa el término en inglés “off market” y en que casos es usado?

Creo que este será el post más corto de toda la historia de “El blog de #ittaGalicia y tuyo”

El término “off market” puede significar varias cosas:

  1. Puede significar que en estos momentos el inmueble que quieres visitar está fuera del mercado, ya que existe un comprador interesado y está buscando la financiación. Si este comprador consigue la financiación, se dará por vendido, si no (suele ser cosa de 1 ó 2 meses), entonces la propiedad inmobiliaria volverá a estar en el mercado para posibles nuevos clientes. Es un “off market” temporal.

  2. Temporalmente el inmueble se deja de enseñar por petición del vendedor. Puede ser por enfermedad, por viaje, porque se está reparando algo…

  3. Otra causa que implicaría el “off market” de una propiedad es que el vendedor haya recibido una oferta muy buena, esté estudiando su aceptación y no desea enseñarla más.

  4. Simplemente el dueño ha decidido no vender, por la causa o causas que sea.

Sin embargo, en España, el término “off market” es más posible que indique que la propiedad está en venta con clausulas de confidencialidad, diversos tipos de acuerdos, pactos de no intromisión, NCNDA, etc. Suelen ser propiedades muy exclusivas por alguna razón, puede ser que su propietario sea famoso, o puede ser una empresa líder en algún tipo de producto o servicio, o son propiedades de lujo… 

Sea el motivo que sea, estas propiedades se mantienen en la cartera de las inmobiliarias y se hace su venta a puerta cerrada. No son comercializadas públicamente en Internet y no se anuncian, de ahí el término “off market”, que literalmente significa “fuera del mercado”.

En la venta que #ittaGalicia lidera en Galicia, en el caso de la venta de hoteles es muy habitual que se haga “off market” en el supuesto de importantes cadenas hoteleras o en el caso de hoteles de 4 y 5 estrellas.

No es un tipo de venta muy usual en residencial salvo (como decía más arriba) que su propietario sea famoso o que el inmueble sea de lujo. Sí es más habitual (y cada vez más) en el caso de la puesta en venta de hoteles.

Lo mejor que el cliente interesado puede hacer en estos casos en preguntar al agente inmobiliario el motivo de este “off market” y, con un poco de suerte, la propiedad que te interesa volverá a estar en el mercado pronto. El agente inmobiliario te lo dirá. 

Home staging

Cuando con dos palabras, lo dices todo.

¿Qué es el home staging?

Es la forma ideal de amueblar tu casa y decorar tu casa, despersonalizándola de todo lo tuyo para que se vuelva idónea al mayor número de personas posible.

Esto es, eliminando objetos personales de la decoración, así como, diversos muebles  y otros enseres que entorpecerían la vista. Lo que se consigue es, con el menor esfuerzo en trabajo e inversión, adaptar nuestra casa para que le guste al mayor número de personas, eligiendo pocos muebles, idóneos y aptos para todo el mundo, eligiendo colores suaves en las paredes, etc.

Se trata de llegar al mayor número posible de clientes, desde los más jóvenes hasta los más mayores, consiguiendo así, tener un mayor número de ofertas y, por consiguiente, mayor probabilidad de venta o alquiler. Un estilo de decoración apto para todas las edades. Una técnica de comercialización con el objetivo de mejorar la imagen y la presentación de su inmueble. Aunque habitualmente esta técnica es más utilizada en inmuebles de uso residencial, cada vez más es utilizada en proyectos comerciales (por ejemplo, locales o diversos comercios) y en empresas (hoteles, oficinas…). 

Ya anteriormente había escrito una entrada en este mismo blog, que vendría a explicar que es el home staging “Si desea vender su vivienda de una manera más rápida…”

En Galicia he seleccionado dos empresas que, a mi juicio, son de lo mejor.

Una es Ohmyhouse! están en Vigo, Pontevedra, mención especial a María Díaz Mafé, técnica en diseño de interiores y diseño industrial, con casi 20 años de experiencia como decoradora e interiorista. Os dejo enlace a su perfil en Twitter Oh My House @OhMyHouse 

Una muestra del trabajo de OhMyHouse! es este “antes y después”.

Mira el resultado:

Es increíble como, con una mínima inversión, le puedes sacar todo su potencial a tu vivienda consiguiendo venderla en un tiempo récord.  Ponte en el lugar del cliente, ¿cómo preferirías ver una vivienda, como se muestra en la foto de arriba o como se muestra en la foto de abajo? ¿Cuál de las dos opciones te parece más atractiva?

Y la otra es CCVO design & staging están en Oleiros, La Coruña, mención especial a Claudia Villares como arquitecta, home stager y fotógrafa. Os dejo enlace a su perfil en Twitter CCVO Design&Staging @CCVODesign 

Una muestra del trabajo de CCVO design & staging es este “antes y después”.

 

Mira el resultado:

Espacios más abiertos, más luminosos, más despejados, más amplios, más…