Como hacer el inventario de un hotel

Primero de todo debiéramos de definir inventario.

Un inventario es un término usado habitualmente en empresas, aunque también es usado a título personal.

Según la definición de la Wikipedia:

El inventario es una relación detallada, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o de una persona en un momento determinado.

Un inventario es un recuento de cada tipo y clase de material que se tiene en cada uno de los departamentos de un hotel.

Uno de los aspectos más importantes de este inventario es el conocimiento de todo lo que conforma una determinada empresa en un determinado momento y para tener un control del stock de los productos.

Yo en este post, voy a explicar un poco por encima como se hace un inventario a nivel hotelero. Uno de los casos que se solicita el inventario es en el caso de compraventa, es un documento que solicita el comprador para saber y asegurarse de lo que está adquiriendo exactamente a parte del bien inmueble en sí.

Su realización y tiempo de ejecución, dependerá en gran parte del tamaño del hotel y lo puede hacer cada departamento por separado. No hace falta decir que la relación de lo inventariado debe de ser muy minucioso, haciéndolo por “familias” y por cada uno de los artículos. Así en la cocina, se hará el inventario destinado a menaje, cristalería, cubertería, alimentos en lata, alimentos en bolsa, alimentos congelados, alimentos frescos… Lo hace el cheff o cocinero, con ayuda del pinche (también puede hacerlo el pinche). Por ejemplo, dentro de “alimentos en bolsa”, tendremos, habas, garbanzos, lentejas, arroz… dentro de la familia “cubertería” tendremos cuchillos de carne, cuchillos de pescado, tenedor de carne, tenedor de pescado, cuchara de postre, cuchara de café, cuchara para sopa… en fin es un trabajo muy laborioso que requiere de mucho tiempo. Lo ideal es hacerlo entre dos o tres.

Las camareras de pisos, también pueden hacer lo propio dentro de su departamento. En este caso la gobernanta, dará el visto bueno y se asegurará que está bien, también puede ser que sea la propia gobernanta la que realice esta tarea con ayuda de una de las camareras.

Su labor no es fácil ya que tendrán que inventariar gran parte de lo que se utiliza en un hotel (ropa de cama, artículos de limpieza, utensilios…). Así, por ejemplo, tendrán que hacer inventario de la ropa de cama, dentro de este grupo contarán las sábanas bajeras de cama individual, sábana bajera de cama doble, fundas, mantas, forros, almohadas… cada caso es diferente.  Estimaría 3 ó 4 juegos de sábanas por habitación (lo ideal serían 4).

Lo que yo aconsejo es preparar un “checklist” o lista de comprobación con cada una de estas “familias” y luego con cada una de las “subfamilias”. Será algo largo pero ya puede quedar para siempre.

En la familia de “ropa de baño”, se contarán unitariamente las toallas grandes de ducha, las medianas de lavabo, las toallas más pequeñas de bidé, y… en el caso de hoteles con una categoría superior a 3 estrellas, se contarán alfombrines, albornoces y zapatillas. Estos dos últimos son habituales en hoteles que disponen de spa o en hoteles que no disponen de spa pero que tienen una categoría superior (3, 4 ó 5 estrellas).  Como decía, cada hotel es diferente y va a requerir un inventario diferente a otro hotel. Yo estimaría 3 ó 4 juegos de toallas por habitación (lo ideal serían 4).

En cuanto a la familia de “amenities”, no todos los hoteles los ofrecen pero si tu hotel es de los que da amenities a sus clientes, se contarán gel, peine, champú, jabón, colutorios, diversos kits (kit de afeitado, dental, costura, manicura…).

Otra familia son los productos de limpieza y los utensilios de limpieza. Estos pueden ir en una familia y subdividirse en dos grupos, o ir en dos familias diferentes. En cuanto a los productos de limpieza se distinguirán y contarán, limpiacritales, limpiasuelos, jabón para la loza en la cocina (este puede ser tenido en cuenta en el inventario de la cocina, cuidado de no contarlo dos veces), jabón para lavadora, suavizante de lavadora, líquidos amoniacales, antigrasas… en cuanto a los utensilios, fregonas, palos para fregonas, mopas, recogedores, escobas, palos para escobas, cubos para fregonas, paños, bayetas, espartos…

Se tendrán en cuenta otros productos y electrodomésticos, por ejemplo, planchas, aspiradoras, lavadoras, secadoras, carros para las camareras, cubos, bañeras… electrodomésticos que no tengan que ver con la cocina, ya que estos se deben de inventariar en la cocina (batidora, mezcladora, pela patatas, frigos, congeladores…).

El inventario de cafetería también es importante, lo realizarán los propios camareros o mejor, el encargado (si existiese). Este también es largo, y hay muchas “familias” de productos. Como en los casos anteriores se debe de ir de uno en uno, contando y apuntando.

El cliente comprador querrá conocer toda la relación de bienes que se quedan en el hotel antes de su compraventa, así que, cuidadosamente, habitación por habitación, se deberá de dar una relación detallada de cada habitación, haciendo constar, cama, colchón, cabeceros, lámparas, alfombras, cajas fuertes (si las hubiera), sujeta maletas, perchas, armarios, escritorios, sillas, sillones, todo, todo y todo… hasta cortinas y bombillas (luminarias). En el caso de inventariar muebles, se debe de adjuntar al informe documentación fotográfica de cada mueble. Y así, igual por cada habitación.

De la misma manera anterior, se hará inventario de los muebles de salones, zonas nobles, salas de juegos, salas de reuniones, etc.

Personal de recepción o gerencia, hará lo propio en su departamento, en cuanto a mobiliario, impresoras, copiadoras, fax, teléfonos, consumibles, computadoras, tablets, software usado para la gestión del hotel, etc.

Como decía es un trabajo largo y que lleva tiempo.

Los inventarios, salvo que sean para documentar una compraventa (y siempre que el comprador lo requiera), se debe de hacer una vez al año, excepto para muebles y diversos artículos relacionados con el mobiliario. Para todo lo demás, uno al año estará bien. Luego cada departamento deberá saber y conocer las necesidades de compras en cada uno de los departamentos en cualquier momento, por ejemplo, si rompen 20 sábanas, la gobernanta dará la orden de hacer la compra para reponer las sábanas, lo mismo que los productos de limpieza y todos aquellos que requieran de un control constante.

Si os puedo ayudar en algo, en Galicia, #ittaGalicia

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