Como hacer el inventario de un hotel

Primero de todo debiéramos de definir inventario.

Un inventario es un término usado habitualmente en empresas, aunque también es usado a título personal.

Según la definición de la Wikipedia:

El inventario es una relación detallada, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o de una persona en un momento determinado.

Un inventario es un recuento de cada tipo y clase de material que se tiene en cada uno de los departamentos de un hotel.

Uno de los aspectos más importantes de este inventario es el conocimiento de todo lo que conforma una determinada empresa en un determinado momento y para tener un control del stock de los productos.

Yo en este post, voy a explicar un poco por encima como se hace un inventario a nivel hotelero. Uno de los casos que se solicita el inventario es en el caso de compraventa, es un documento que solicita el comprador para saber y asegurarse de lo que está adquiriendo exactamente a parte del bien inmueble en sí.

Su realización y tiempo de ejecución, dependerá en gran parte del tamaño del hotel y lo puede hacer cada departamento por separado. No hace falta decir que la relación de lo inventariado debe de ser muy minucioso, haciéndolo por “familias” y por cada uno de los artículos. Así en la cocina, se hará el inventario destinado a menaje, cristalería, cubertería, alimentos en lata, alimentos en bolsa, alimentos congelados, alimentos frescos… Lo hace el cheff o cocinero, con ayuda del pinche (también puede hacerlo el pinche). Por ejemplo, dentro de “alimentos en bolsa”, tendremos, habas, garbanzos, lentejas, arroz… dentro de la familia “cubertería” tendremos cuchillos de carne, cuchillos de pescado, tenedor de carne, tenedor de pescado, cuchara de postre, cuchara de café, cuchara para sopa… en fin es un trabajo muy laborioso que requiere de mucho tiempo. Lo ideal es hacerlo entre dos o tres.

Las camareras de pisos, también pueden hacer lo propio dentro de su departamento. En este caso la gobernanta, dará el visto bueno y se asegurará que está bien, también puede ser que sea la propia gobernanta la que realice esta tarea con ayuda de una de las camareras.

Su labor no es fácil ya que tendrán que inventariar gran parte de lo que se utiliza en un hotel (ropa de cama, artículos de limpieza, utensilios…). Así, por ejemplo, tendrán que hacer inventario de la ropa de cama, dentro de este grupo contarán las sábanas bajeras de cama individual, sábana bajera de cama doble, fundas, mantas, forros, almohadas… cada caso es diferente.  Estimaría 3 ó 4 juegos de sábanas por habitación (lo ideal serían 4).

Lo que yo aconsejo es preparar un “checklist” o lista de comprobación con cada una de estas “familias” y luego con cada una de las “subfamilias”. Será algo largo pero ya puede quedar para siempre.

En la familia de “ropa de baño”, se contarán unitariamente las toallas grandes de ducha, las medianas de lavabo, las toallas más pequeñas de bidé, y… en el caso de hoteles con una categoría superior a 3 estrellas, se contarán alfombrines, albornoces y zapatillas. Estos dos últimos son habituales en hoteles que disponen de spa o en hoteles que no disponen de spa pero que tienen una categoría superior (3, 4 ó 5 estrellas).  Como decía, cada hotel es diferente y va a requerir un inventario diferente a otro hotel. Yo estimaría 3 ó 4 juegos de toallas por habitación (lo ideal serían 4).

En cuanto a la familia de “amenities”, no todos los hoteles los ofrecen pero si tu hotel es de los que da amenities a sus clientes, se contarán gel, peine, champú, jabón, colutorios, diversos kits (kit de afeitado, dental, costura, manicura…).

Otra familia son los productos de limpieza y los utensilios de limpieza. Estos pueden ir en una familia y subdividirse en dos grupos, o ir en dos familias diferentes. En cuanto a los productos de limpieza se distinguirán y contarán, limpiacritales, limpiasuelos, jabón para la loza en la cocina (este puede ser tenido en cuenta en el inventario de la cocina, cuidado de no contarlo dos veces), jabón para lavadora, suavizante de lavadora, líquidos amoniacales, antigrasas… en cuanto a los utensilios, fregonas, palos para fregonas, mopas, recogedores, escobas, palos para escobas, cubos para fregonas, paños, bayetas, espartos…

Se tendrán en cuenta otros productos y electrodomésticos, por ejemplo, planchas, aspiradoras, lavadoras, secadoras, carros para las camareras, cubos, bañeras… electrodomésticos que no tengan que ver con la cocina, ya que estos se deben de inventariar en la cocina (batidora, mezcladora, pela patatas, frigos, congeladores…).

El inventario de cafetería también es importante, lo realizarán los propios camareros o mejor, el encargado (si existiese). Este también es largo, y hay muchas “familias” de productos. Como en los casos anteriores se debe de ir de uno en uno, contando y apuntando.

El cliente comprador querrá conocer toda la relación de bienes que se quedan en el hotel antes de su compraventa, así que, cuidadosamente, habitación por habitación, se deberá de dar una relación detallada de cada habitación, haciendo constar, cama, colchón, cabeceros, lámparas, alfombras, cajas fuertes (si las hubiera), sujeta maletas, perchas, armarios, escritorios, sillas, sillones, todo, todo y todo… hasta cortinas y bombillas (luminarias). En el caso de inventariar muebles, se debe de adjuntar al informe documentación fotográfica de cada mueble. Y así, igual por cada habitación.

De la misma manera anterior, se hará inventario de los muebles de salones, zonas nobles, salas de juegos, salas de reuniones, etc.

Personal de recepción o gerencia, hará lo propio en su departamento, en cuanto a mobiliario, impresoras, copiadoras, fax, teléfonos, consumibles, computadoras, tablets, software usado para la gestión del hotel, etc.

Como decía es un trabajo largo y que lleva tiempo.

Los inventarios, salvo que sean para documentar una compraventa (y siempre que el comprador lo requiera), se debe de hacer una vez al año, excepto para muebles y diversos artículos relacionados con el mobiliario. Para todo lo demás, uno al año estará bien. Luego cada departamento deberá saber y conocer las necesidades de compras en cada uno de los departamentos en cualquier momento, por ejemplo, si rompen 20 sábanas, la gobernanta dará la orden de hacer la compra para reponer las sábanas, lo mismo que los productos de limpieza y todos aquellos que requieran de un control constante.

Si os puedo ayudar en algo, en Galicia, #ittaGalicia

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The checklist – buying a home…

No, no todo está en inglés… tan sólo el título.

¿Sabemos lo que es un checklist? es un listado de cosas para hacer, revisar, valorar, evaluar, etc. que se va marcando con una cruz (x) o con un check mark (el logo de Nike)  a medida que está hecho, revisado, aprobado, suspenso, etc. la cruz indica error, falta, necesita revisión, etc. depende de cada auditor y el check mark a menudo indica que el proceso (sea el que sea, se puede aplicar a muchas tareas) está hecho, o se ha hecho revisión, evaluación etc.  y ha sido satisfactorio.yes-238374_640

Se pueden usar códigos de colores, (yo a veces así lo hago), por ejemplo con boligrafo rojo indico que está mal, que necesita revisión, una no conformidad, un suspenso, el boligrafo negro o azul indicaría que hay que hacer una revisión, porque se encuentra en el medio (ni está suspenso ni aprobado), y el bolígrafo verde indicaría que el proceso, el examen, la evaluación o lo que quiera que estemos auditando ha pasado satisfactoriamente.

El uso de código de colores permite con una rápida visualización llegar a una conclusión sobre tal o cual proceso, cómodo, fácil y rápido.

Bien, a estas alturas del post, ya más de uno se ha dado cuenta que estoy tratando muy someramente los principios de la norma ISO 9001 de Gestión de la Calidad aplicable a comercios (minoristas y mayoristas), pymes, empresas de servicios, industrias, etc…. pero…

¿Que pasaría si llevásemos la norma ISO 9001 más allá y la trataramos de incluir en el proceso de compra de un inmueble?

No estoy haciendo una auditoría a una inmobiliaria, lo que pretendo es ayudar en el proceso de compra (más bien en el proceso de elección) entre varios inmuebles igual de buenos, cual es el más ventajoso para el cliente.

¿Quién confecciona este checklist? Los interesados en la compra del inmueble, o bien la misma inmobiliaria que tramite la compraventa. Se deben de valorar puntos tales como:

Siyes-238378_640tuación geográfica del inmueble.

¿Cuánto tiempo de coche tengo de casa al trabajo y viceversa?

¿Puedo ir andando al trabajo?

Gastos que me genera ese inmueble, si es piso la comunidad, si es una casa, jardinero y gasolina de ir y venir al centro o autobús, taxi… estos gastos se deben de valorar el año, no mes a mes.

Eficiencia energética de la vivienda. No le damos mucha importancia y sin embargo está demostrado que una eficiencia A, B ahorra mucho más que una vivienda F, G al cabo del año. Se puede hablar de un ahorro anual en torno a 800 – 1.200 euros. Como para pensárselo.

Distancia a los centros médicos más cercanos, un repaso a la distancia al ambulatorio, hospital, farmacia..

Distancia a parques, centros comerciales, bibliotecas, etc.

Distancia al colegio de los niños, cuando los niños se hagan mayores, distancia a los institutos de enseñanza secundaria y bachiller, FP, etc.

Tamaño del inmueble, metros cuadrados, número de dormitorios, garaje, una rápida evaluación del espacio disponible y si es el inmueble adecuado a mis necesidades. Por ejemplo, ¿tenemos previsto el aumento de familia en los próximos 5 años? la compra de una vivienda no se hace cada 2 años, por tanto, se debe de planificar para el futuro. ¿Son los tamaños de los huecos de la vivienda los adecuados?

Se puede hacer un listado con el número de habitaciones que necesitamos, así como baños, tamaño de la cocina, garaje, jardín, piscina… y en general todo aquello que nos sea de interés.

Los muebles. ¿Hay muebles en la casa? ¿Se quedan? ¿Queda la casa vacia? si los muebles se quedan, ¿son de mi gusto? ¿los puedo aprovechar? ¿se pueden vender bien? ¿tengo yo mis propios muebles?… Son tantas cuestiones. Ir respondiendo de una en una.

Estado de ventanas, puertas, acabados (como escayolas en cornisas por ejemplo), pintura, paredes… la iluminación natural de la vivienda… ¿suficiente, media, deficiente? lucernarios… tamaño, estado…

Estado de las instalaciones, luz, agua, televisión, antenas…

Si es un inmueble para rehabilitar y/o restaurar, el coste necesario para poner el inmueble al día. Este coste lo calcula un perito inmobiliario, un arquitecto y en general cualquier persona que se dedique a la construcción.

¿Se ha hecho tasación del inmueble?

Si se hizo tasación… ¿el precio de venta es adecuado?

Si no se hizo tasación, es posible que fuera buena idea para poder saber si está dentro del rango de precios del mercado. Esto ya se haría en los 2-3 inmuebles “finalistas”.

¿Nos alcanza nuestro sueldo mensual para poder hacer frente a la hipoteca? Este es uno de los puntos más importantes. Debemos de asesorarnos bien de cuánto podemos destinar a la compra del inmueble. Si el inmueble que nos gusta sale a pagar más del 35% del sueldo, deséchalo, no te darán la hipoteca. Tienés más ampliada esta cuestión en “¿Qué es ‘El poder de compra’?”

“Likes & Dislakes” Al final de la visita a la casa, anota cuales fueron tus impresiones, si te gustaron las vistas, si te pareció acogedor, si el jardín estaba bien cuidado, si había chimenea, si estaba en uso, si había orden o desorden, el olor, la luz…  escribe todo lo que te gustó y lo que te disgustó. No lo dejes para el día siguiente, habrá cosas que de un día para otro se te olviden.

Si necesitas hacer preguntas al agente inmobiliario no te cortes, y ¡hazlo! no quedes con dudas. Si ves que son muchas preguntas y se te pueden olvidar prepara un documento donde especifiques todas las preguntas que tienes, de esta manera no se te olvidarán.

Y, en general cualquier otra cuestión que se necesita evaluar. Es posible, es posible no, con toda seguridad, cada uno tiene unas necesidades diferentes.

¿Como hacer esta valoración?yes-238376_640

Se debe preparar un listado por cada inmueble y valorarlo de forma independiente. Esto es importante.

En principio se puede hacer uso del código de colores o bien hacer el clásico examen con notas que vayan de 0 a 4 o de 0 a 10, donde 0 es el menor de los valores y no se adecua en absoluto con lo que buscamos y el 4 o el 10 sería la nota más alta, adecuándose por completo.

Y este sistema se usaría en todos los inmuebles y en cada punto que hay que valorar de la lista.

Al finalizar se verá la nota final de cada uno, de entre 2-3 es más fácil elegir que de entre 10-15.

Ahora ya sabemos cual es la casa de nuestros sueños, en cual quiero pasar el resto de mis días (salvo que te mudes a menudo)…

¿Y ahora que?

Tal y como yo lo veo, tienes dos opciones, o bien pagas lo que el propietario pide, o bien pasas una oferta.

Esto de la oferta, se merece un post a parte, porque no es fácil de explicar en dos líneas…

No obstante, la oferta, si te decides por esta opción, debe de ser firme, acorde al inmueble y a su tasación, (no hagas ofertas sin tasación previa), ten en cuenta que si el inmueble está en buena situación y está a buen precio, es posible que haya otros compradores interesados… tu oferta no tiene que ser buena, tienes que ser ¡¡¡la mejor!!!

Quedo a vuestra disposición para aclarar cualquier cuestión. Si necesitáis un checklist adaptado a vuestras necesidades os lo puedo elaborar sin coste. Solicitarlo a central@ittagalicia.com  estaremos encantados de atenderos.