management
Los gerentes de hoteles y la gestión del tiempo
En revenue management (gestión de ingresos, también llamado yield management), no solo se trata el tema de los ingresos, o de como generar más ingresos por nuestra habitación de hotel, si no que, además, tenemos que tener una buena planificación y una buena gestión de nuestro tiempo, ya que, al optimizar los tiempos de gestión en las distintas tareas, muy amenudo, se traduce en ahorro económico.
La gestión del tiempo sigue siendo el ingrediente clave en la gestión de nuestro hotel.
Los gerentes de los hoteles, también se puede dar el caso de que no haya gerente (sería la mano derecha del director) y esta función la haga el director, suelen tener una rutina que deben seguir para asegurarse el hacer bien todas las tareas y asegurar las ventas, o que tal o cual evento se lleve a cabo sin problemas.
Si dispones de gente que te echará una mano en estas tareas, yo recomendaría hacer un “briefing” a primera hora de la mañana, reuniros todos en una sala (puede ser un despacho, comedor o mismo en la cocina da igual), y planificar la jornada de trabajo de cada uno del personal, especificar como quieres que, por ejemplo, la camarera de planta haga su trabajo, que tal o cual tarea debe de estar lista a tal hora, planificación de las compras con la persona encargada de esta tarea, repaso al menú, rápido vistazo a reservas, o los últimos retoques antes de un evento, son muchas cosas… el briefing debe de ser rápido entre 2 y 4 minutos para planificar el trabajo de todo el personal, así no habrá dudas entre los empleados de cuales serán sus tareas.
A veces son años de “ensayos y errores” hasta llegar a coordinar las tareas claves, en el momento preciso con el personal adecuado. Bueno, es importante decir, que aquí es muy importante el tamaño del hotel, la calificación que tenga y la cantidad de personal a nuestro cargo.
Aunque los directores de hotel debieran de tener los conocimientos para hacer sus propias herramientas informáticas adaptadas a sus gustos y necesidades (tales como hacer una base de datos, o una hoja de cálculo en Excel), no olvidemos de que ya existen programas y aplicaciones móviles (para tablets, smartphones, phablets, pc), algunas de ellas online que no ocuparán espacio en nuestros dispositivos, no hay miedo a pérdidas de datos y además, te puedes conectar a ellas desde cualquier sitio, solo necesitarás conexión a Internet mediante cable o WiFi.
¿Consejos?
Organízate
Mediante la organización habrás ganado tiempo muy valioso, a pesar de que antes lo hayas perdido. Pierdes 2 minutos en la organización pero ganas en éxitos, porque lo que hayas planificado te saldrá bien (casi seguro). Evalúa todas las posibles maneras de producir resultados efectivos, incluso analiza de que manera pueden fallar, para evitar esta opción. Recuerda que existen procesos que ya existían antes de ejercer tu directiva en el hotel, si esos procesos fallaron antes, casi con seguridad, seguirán fallando. Por el contrario, estudia de que manera una determinada tarea puede acabar con éxito, y si sale bien, no la cambies. Te servirá de estudio para el futuro.
Contrata a las personas adecuadas
Tu equipo de trabajo debe de estar formado por el personal necesario de acuerdo a las funciones que llevarán a cabo. El personal de cocina, no podrá atender cualquier otra función, como tampoco una recepcionista estará formada para atender una mesa. Cada persona lo suyo. ¿Una persona multitarea? es posible que la encuentres, pero difícil. Deben de ser buenos en sus tareas, con el tiempo los conoces y sabes como trabajan.
Dales formación
Es bueno para tí y para ellos, porque se sentirán más a gusto haciendo su trabajo que sabrán que es como tu lo requieres. Dicen que si quieres un trabajo bien hecho, hazlo tu mismo! bueno esto es cierto, nadie va a hacer nada a nuesto gusto, salvo que le enseñemos como lo queremos.
Organizar un equipo de trabajo no es fácil, pero tampoco es imposible. Lo importante es que todos os llevéis bien, que se respire un buen ambiente de trabajo es primordial para que nuestros empleados se sientan a gusto.
Cuando el tamaño sí importa (estamos hablando de hoteles)
Como ya sabréis en #ittaGalicia no sólo vendemos casas y hoteles, si no que, además hacemos revenue management.
Analizando los costes asociados a un hotel grande y los costes asociados a un petit hotel, he de decir, aún a riesgo de parecer una barbaridad, que el hotel pequeño se está imponiendo como vencedor de hotel con mejores beneficios para el propietario.
Os preguntaréis, ¿cómo puede ser eso posible?
Fácil, el hotel grande tiene muchos más costes, sobre todo de plantilla. Imagínate un hotel con 100 habitaciones, ya no es solo el coste de las limpiadoras de habitación, si no, que además un hotel con esta capacidad de habitaciones debe de tener un comedor con esta capacidad de comensales (si en una habitación metemos 2, y en algunas habitaciones, 3 ó 4 personas), cuando hacemos cuentas debemos de tener un comedor con capacidad de unas 250 personas, pero la cosa no acaba aqui, si tenemos un comedor para 250 personas, debemos de tener una cocina con la capacidad suficiente para dar de comer a tanta gente, con 1 o 2 cocineros y con 1 ó 2 pinches, en fin… salvo que el hotel funcione únicamente con solo alojamiento y desayuno.
Pero no es solo eso… Cuando tenemos una plantilla superior a 15 personas, estamos obligados a tener un sistema de prevención de riesgos, con cierto número de empleados (desconozco la cifra) tendremos un sindicato, más uniformes, más sueldos y salarios, más de mucho, seguridad y salud, seguros, más calefacción, luz, gas… Dependiendo de como se cobre la habitación… quizás no sea tan buena idea. Los costes asociados a un hotel grande son muchos.
Sin em
bargo en un hotel pequeño, nos podemos arreglar con 2 ó 3 empleados, un pequeño comedor, una pequeña cocina, etc. Al tener menos habitaciones es de lo más normal cobrar las habitaciones caras, conozco un hotel en la provincia de Pontevedra que una noche se paga a 300 euros y no es, en absoluto, 5 estrellas. Estamos hablando de un hotel de turismo rural único en el producto que venden y únicos en su zona. Por eso cobran lo que quieren, y lo mejor, al ser un hotel pequeño, tener el 100% de ocupación es muy fácil, aún en temporada baja. Bueno, este hotel funciona muy bien.
Cuando se hacen cálculos, el hotel más pequeño es más rentable.
Recomendaría entre 10 y 40 habitaciones para poblaciones turísticas y no más de 60 habitaciones si estamos hablando de una capital de provincia, esto es a título personal, por supuesto y por lo que veo en Galicia, no puedo opinar de otros lugares.
María de los Reyes
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Cómo desglosar los ingresos de una habitación de hotel
Como todo el mundo sabe, no todos los ingresos (sea el negocio que sea), se traduce en beneficio. Siempre hay unos costes a los que hacer frente. En este caso, estamos desglosando una habitación ocupada. Si la habitación estuviese vacía, también tendría un coste, que, sin profundizar mucho, sería el coste del hotel entero (cerrado), dividido entre el número de habitaciones. Este tema lo habíamos tratado en un post anterior “Abrir o no abrir nuestro hotel, esa es la cuestión”
Coste de la habitación
Dentro de este coste, metemos gastos como la lavandería, calefacción, aire acondicionado, agua caliente sanitaria (ACS), limpieza, personal y en general cualquier otro gasto generado por su uso (coste que no tendríamos si la habitación estuviese cerrada).
Mantenimiento anual
Es todo aquel gasto que, de manera periódica, necesita revisión. Estos períodos suelen ser anuales o bianual, corresponde al mantenimiento de paredes y techos, pinturas, repaso a cortinas, persianas (si no se estropean o se deterioran antes), tapiderías, instalaciones eléctricas o de fontanería (igual que las persianas, si no se estropean antes), baños, etc.
Marketing y publicidad
El tener una página web buena, en activo, funcionando al día, con las ofertas y productos especiales que se ofrecen en nuestro hotel, optimizada para móviles y otros dispositivos móviles (esto es “responsive”) y muy, muy importante, con un buen SEO, que aparezca listada en los primeros puestos en el listado de búsquedas, un community manager que lleve y trabaje nuestras redes sociales (Twitter, Facebook, Pinterest, Instagram, etc.), un estratega en marketing que lance campañas puntuales en fechas señaladas (yo diría al menos dos campañas buenas y fuertes al año), un content writer que tenga al día nuestro blog, y, por supuesto la publicidad en prensa, radio y televisión, no es barato.
Y es que si no estás presente en Internet, tu negocio no funcionará, por el simple hecho, de que es casi, como si no existieses. Y es que, si tu quieres que tu empresa gane dinero, primero tienes que gastártelo.
Pérdidas
Las pérdidas, son aquellas generadas por el uso del ajuar. Con el tiempo, las sábanas, toallas, colchas, almohadas, colchones, etc. se deterioran, hay que reponer.
Dentro de las pérdidas, también metemos todo aquello que puede romper, como jarrones, jaboneras, o elementos pertenecientes a las cristalerías, etc.
No nos podemos olvidar de las pérdidas debidas por pequeños hurtos, menos habitual, pero que también se dan.
Otros (costes de TTOO o de OTAs)
Los costes generados por los turoperadores y las OTAs, suele rondar entre el 15 y el 20% de las habitaciones. Sin embargo, son una gran ayuda, muy estimada, sobre todo en épocas bajas y de menor afluencia de gente. No las tengamos en el olvido. Es mejor pagar a este tipo de agencias y tener habitaciones ocupadas, que no pagar este servicio pero tener la habitación vacía.
Evidentemente, de no tener este gasto, esta parte se sumaría a beneficios. Aquí estaría la importancia de una página web con un buen motor de reservas, donde los clientes puedan entrar por aquí.
Beneficios
Que voy a decir de lo que es el beneficio, ya todo el mundo sabrá, que después de pagar todos los gastos anteriores (y alguno más, que se me haya olvidado), todo lo que quede, es beneficio.
Nota: no he metido como “gasto” los impuestos tipo IVA, ya que estoy calculando los ingresos de la habitación sin incluir IVA.
Coste de la habitación |
15% |
15 euros |
Mantenimiento anual |
20% |
20 euros |
Marketing y publicidad |
20% |
20 euros |
Pérdidas |
10% |
10 euros |
Otros (costes de TTOO o de OTAs) |
20% |
20 euros |
Beneficios |
15% |
15 euros |
Total |
100% |
100 euros |
En este ejemplo pretendo reflejar una manera de desglosar estos costes en una habitación tipo de 100 euros / noche (recuerdo que sin IVA). Cada uno, dependiendo del hotel, podrá repartir estos costes de manera que sean más reales a su caso.
