La “due diligence” hotelera

La compra de un inmueble siempre es una gran inversión. Aún siendo para uso residencial, lo miramos todo punto por punto y nos lo pensamos… En este caso, básicamente, lo único que miramos son las cargas que pudieran pesar sobre este inmueble, esto lo hacemos con una Nota Simple del Registro de la Propiedad y le echaremos un vistazo al Título de Propiedad (escritura) para asegurarnos que quienes dicen ser sus dueños, lo sean realmente. Poca más documentación tendremos en cuenta.

Ahora, imagínate, que ese inmueble es de uso comercial… concretamente para uso hotelero. El estudio que se requiere en este caso es muy grande. Hay 7 puntos, que son, especialmente importantes, a la hora de valorar si un activo hotelero será buena inversión, nos retornará una importante (o no tan importante) rentabilidad y que sea una inversión de poco riesgo.

Este tipo de estudio y muchos más, se hacen inevitables y se le llama “due diligence”.

Pero… ¿ya sabemos lo que es una due diligence?

En español, la debida diligencia. Se trata de una investigación minuciosa y exhaustiva de una propiedad hotelera cuando se considera su compra (también en el caso de otro tipo de contratos como alquiler, explotación, gestión). Analiza todos los aspectos del negocio de un hotel, minimizando el riesgo que el desconocimiento conlleva. Útil también para guiar en la futura estrategia del hotel. Requiere de un gran equipo humano y de grandes profesionales, cada uno en lo suyo (arquitectos, peritos, ingenieros, contables, expertos financieros, informáticos y más).

El primer contacto que tiene el comprador con el hotel, suele ser de oídas, rara vez lo conoce en persona. Lo primero que valora es su situación geográfica, tamaño (el tamaño lo miden en la capacidad del hotel, puede ser por número de habitaciones -lo más habitual- o puede ser en el número de camas o de personas que puede alojar), calificación del hotel (el número de estrellas que tiene) y por último, lo más importante, su precio.

Una vez tienen esto ya pensado y creen que puede ser el hotel de sus sueños, desean verlo y se pacta una visita con el propietario del hotel. Si el hotel no gusta, por lo que sea, aquí se acaba la historia y visitamos otro hotel, si gusta, pasamos al punto siguiente.

Entrega de documentación

Suele ser documentación financiera del hotel. Los últimos 2 – 3 años contables, la Cuenta de Resultados o Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Pueden parecer datos privados, nada más lejos, estas cuentas, si son sociedad, son públicas. Pero la documentación a aportar no tiene por que ser datos financieros, ni fiscales, pueden ser datos analíticos. Y a partir de aquí, es cuando entra en juego la due diligence.

Los 7 puntos básicos para la due diligence son:

1. Finanzas e impuestos

He puesto esto en primer lugar, porque no cabe duda que es el área más urgente. Si este punto no convence… considere la posibilidad de la adquisición de otro hotel.

Lo primero es lo primero. ¿Está el hotel al corriente de todas sus obligaciones tributarias? ¿Deudas? he visto más de un hotel embargado por no satisfacer las deudas de sus acreedores. Es por esto que este punto es el primero.

El que un hotel esté embargado, no tiene por qué ser un handicap para su compra, al contrario, puede ser un activo muy interesante, pero es lo primero que debemos de saber, ya que si es así, no debemos de tratar con su propietario, si no que nuestras pesquisas, se deben de dirigir al banco, AEAT, Seguridad Social… de echo, el que esté embargado, puede ser un punto a favor del comprador, es posible, que lo compre a mejor precio.

Haciendo un rápido repaso a su estado contable, se sabrá los impuestos que paga, así como todo su histórico pasado y futuro.

Los registros financieros históricos son esenciales aquí, incluidos los estados de pérdidas y ganancias y los datos sobre las ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización (EBITDA Earnings Before Interests, Taxes, Depreciations and Amortizations -es uno de los indicadores financieros más conocidos y usuales y además es imprescindible en cualquier análisis fundamental de una empresa-).  Estos generalmente incluyen el beneficio operativo bruto por habitación disponible (GOPPAR) y los ingresos totales por habitación disponible (TREVPAR), entre otros, (para saber más de los principales ratios hoteleros, sigue este enlace).

2. Las obligaciones legales

Se trata de todas las obligaciones del hotel. Licencias, permisos, contratos, acuerdos…

Contratos de alquiler, acuerdos o contratos con proveedores, contratos con el personal, licencias para alimentos y bebidas, número de mesas en el comedor, asientos en la terraza, acuerdos  o contratos externos con algún parking (por ejemplo), acuerdos o contratos con servicios externos (por ejemplo, lavandería)…

Se debe de evaluar el cumplimiento del hotel con la legislación laboral y el cumplimiento con los contratos del personal, seguridad y salud, protección de datos de los huéspedes del hotel, cualquier causa judicial pendiente…

Todo lo anterior, las obligaciones legales, las debe de estudiar y valorar un abogado.

3. Operaciones

Se refiere a las áreas relacionadas con la estructura operativa del hotel. Es una revisión al plan de negocios del hotel, KPIs (Key Performance Indicator -indicador clave de rendimiento-, ERPs (Enterprise Resource Planning -sistemas de planificación de recursos empresariales-… análisis de reservas hasta la fecha, reservas futuras, empleados, proveedores. Estado del mantenimiento del hotel, estado de sus instalaciones, mobiliario, previsión de operaciones y estudio de competencia.

Este análisis de operaciones debe incluir el potencial que tenga este hotel para generar un mayor negocio, aumento de precios de habitaciones, disminuciones de costes de toda la operativa del hotel, otras maneras de generar ingresos, como con la cocina, un buen servicio de restauración con un menú de autor, hará subir los ingresos. Hay que ver la viabilidad de todo esto, si se puede mejorar, o no.

4. Revenue management

Para estos datos, lo normal es que el hotel utilice uno de los muchos softwares que, para el caso, estén en venta. ¿Existe un sistema de administración de ingresos? (RMS, del inglés Revenue Management System)? Si es que sí… ¿proporciona resultados? ¿recursos utilizados? (lo que decía más arriba del software, por ejemplo),  ¿el hotel tiene personal capacitado para esto interno o es personal subcontratado?

5. Su huella digital

Internet lo ha cambiado todo. Un hotel debe tener una fuerte presencia y gran alcance digital. Se estudiarán redes sociales, email marketing, bases de datos de los clientes, el propio sitio web del hotel, software utilizado para la gestión de habitaciones, motor de reservas, channel manager, su influencia online, sus sitios de reserva fuera de su propia página, análisis del tráfico del sitio web

6. Tasación

No obligatoria pero muy útil. En la tasación se hará un estudio urbanístico y estudio demográfico de la zona. Tenencia, ocupación, condicionantes, valor catastral, valor para el seguro, valor de mercado, flujo de caja, actualización de rentas… 

Le ayudará a saber si su valor (tanto en compraventa como en alquiler) es acorde a lo que se le pide. De utilidad también para la posterior preparación del contrato, ya que muchos de los datos del contrato saldrán de aquí. 

7. Certificado energético

El certificado de eficiencia energética, es, desde junio de 2013, obligatorio en todas las compraventas y en todos los alquileres. Bien sea piso, casa, nave, oficina, local… y, como no, hoteles. El Notario lo solicitará con el resto de la documentación. Si no se tiene, supongo que dependerá del notario con el que demos, pero nos dará un plazo de prórroga para presentarlo. Ojo, por que su no presentación, conlleva una sanción. Es obligación del propietario del hotel y lo hace un arquitecto, arquitecto técnico, ingenieros…

La decisión

No le va a dar la última palabra, sin embargo, la debida diligencia, le pondrá las cartas sobre la mesa y le ayudará en la toma de decisiones. Le dará una mejor comprensión del hotel y pondrá al descubierto cualquier sorpresa, que no tiene por que ser mala. 

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Los gerentes de hoteles y la gestión del tiempo

stopwatch-41469_1280En revenue management (gestión de ingresos, también llamado yield management), no solo se trata el tema de los ingresos, o de como generar más ingresos por nuestra habitación de hotel, si no que, además, tenemos que tener una buena planificación y una buena gestión de nuestro tiempo, ya que, al optimizar los tiempos de gestión en las distintas tareas, muy amenudo, se traduce en ahorro económico.

La gestión del tiempo sigue siendo el ingrediente clave en la gestión de nuestro hotel.

Los gerentes de los hoteles, también se puede dar el caso de que no haya gerente (sería la mano derecha del director) y esta función la haga el director, suelen tener una rutina que deben seguir para asegurarse el hacer bien todas las tareas y asegurar las ventas, o que tal o cual evento se lleve a cabo sin problemas.

Si dispones de gente que te echará una mano en estas tareas, yo recomendaría hacer un “briefing” a primera hora de la mañana, reuniros todos en una sala (puede ser un despacho, comedor o mismo en la cocina da igual), y planificar la jornada de trabajo de cada uno del personal, especificar como quieres que, por ejemplo, la camarera de planta haga su trabajo, que tal o cual tarea debe de estar lista a tal hora, planificación de las compras con la persona encargada de esta tarea, repaso al menú, rápido vistazo a reservas, o los últimos retoques antes de un evento, son muchas cosas… el briefing debe de ser rápido entre 2 y 4 minutos para planificar el trabajo de todo el personal, así no habrá dudas entre los empleados de cuales serán sus tareas.

A veces son años de “ensayos y errores” hasta llegar a coordinar las tareas claves, en el momento preciso con el personal adecuado. Bueno, es importante decir, que aquí es muy importante el tamaño del hotel, la calificación que tenga y la cantidad de personal a nuestro cargo.

Aunque los directores de hotel debieran de tener los conocimientos para hacer sus propias herramientas informáticas adaptadas a sus gustos y necesidades (tales como hacer una base de datos, o una hoja de cálculo en Excel), no olvidemos de que ya existen programas y aplicaciones móviles (para tablets, smartphones, phablets, pc), algunas de ellas online que no ocuparán espacio en nuestros dispositivos, no hay miedo a pérdidas de datos y además, te puedes conectar a ellas desde cualquier sitio, solo necesitarás conexión a Internet mediante cable o WiFi.

¿Consejos?

Organízate

Mediante la organización habrás ganado tiempo muy valioso, a pesar de que antes lo hayas perdido. Pierdes 2 minutos en la organización pero ganas en éxitos, porque lo que hayas planificado te saldrá bien (casi seguro). Evalúa todas las posibles maneras de producir resultados efectivos, incluso analiza de que manera pueden fallar, para evitar esta opción. Recuerda que existen procesos que ya existían antes de ejercer tu directiva en el hotel, si esos procesos fallaron antes, casi con seguridad, seguirán fallando. Por el contrario, estudia de que manera una determinada tarea puede acabar con éxito, y si sale bien, no la cambies. Te servirá de estudio para el futuro.

Contrata a las personas adecuadas

Tu equipo de trabajo debe de estar formado por el personal necesario de acuerdo a las funciones que llevarán a cabo. El personal de cocina, no podrá atender cualquier otra función, como tampoco una recepcionista estará formada para atender una mesa. Cada persona lo suyo. ¿Una persona multitarea? es posible que la encuentres, pero difícil. Deben de ser buenos en sus tareas, con el tiempo los conoces y sabes como trabajan. 

Dales formación

Es bueno para tí y para ellos, porque se sentirán más a gusto haciendo su trabajo que sabrán que es como tu lo requieres. Dicen que si quieres un trabajo bien hecho, hazlo tu mismo! bueno esto es cierto, nadie va a hacer nada a nuesto gusto, salvo que le enseñemos como lo queremos. 

Organizar un equipo de trabajo no es fácil, pero tampoco es imposible. Lo importante es que todos os llevéis bien, que se respire un buen ambiente de trabajo es primordial para que nuestros empleados se sientan a gusto.

 

 

Cuando el tamaño sí importa (estamos hablando de hoteles)

Como ya sabréis en #ittaGalicia no sólo vendemos casas y hoteles, si no que, además hacemos revenue management.

Analizando los costes asociados a un hotel grande y los costes asociados a un petit hotel, he de decir, aún a riesgo de parecer  una barbaridad, que el hotel pequeño se está imponiendo como vencedor de hotel con mejores beneficios para el propietario.

Os preguntaréis, ¿cómo puede ser eso posible?

Fácil, el hotel grande tiene muchos más costes, sobre todo de plantilla. Imagínate un hotel con 100 habitaciones, ya no es solo el coste de las limpiadoras de habitación, si no, que además un hotel con esta capacidad de habitaciones debe de tener un comedor con esta capacidad de comensales (si en una habitación metemos 2, y en algunas habitaciones, 3 ó 4 personas), cuando hacemos cuentas debemos de tener un comedor con capacidad de unas 250 personas, pero la cosa no acaba aqui, si tenemos un comedor para 250 personas, debemos de tener una cocina con la capacidad suficiente para dar de comer a tanta gente, con 1 o 2 cocineros y con 1 ó 2 pinches, en fin… salvo que el hotel funcione únicamente con solo alojamiento y desayuno.

Pero no es solo eso… Cuando tenemos una plantilla superior a 15 personas, estamos obligados a tener un sistema de prevención de riesgos, con cierto número de empleados (desconozco la cifra) tendremos un sindicato, más uniformes, más sueldos y salarios, más de mucho, seguridad y salud, seguros, más calefacción, luz, gas… Dependiendo de como se cobre la habitación… quizás no sea tan buena idea. Los costes asociados a un hotel grande son muchos.

Sin empetit hotelbargo en un hotel pequeño, nos podemos arreglar con 2 ó 3 empleados, un pequeño comedor, una pequeña cocina, etc. Al tener menos habitaciones es de lo más normal cobrar las habitaciones caras, conozco un hotel en la provincia de Pontevedra que una noche se paga a 300 euros y no es, en absoluto, 5 estrellas. Estamos hablando de un hotel de turismo rural único en el producto que venden y únicos en su zona. Por eso cobran lo que quieren, y lo mejor, al ser un hotel pequeño, tener el 100% de ocupación es muy fácil, aún en temporada baja. Bueno, este hotel funciona muy bien.

Cuando se hacen cálculos, el hotel más pequeño es más rentable. 

Recomendaría entre 10 y 40 habitaciones para poblaciones turísticas y no más de 60 habitaciones si estamos hablando de una capital de provincia, esto es a título personal, por supuesto y por lo que veo en Galicia, no puedo opinar de otros lugares.

María de los Reyes

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Cómo desglosar los ingresos de una habitación de hotel

accommdation-992296_1920Como todo el mundo sabe, no todos los ingresos (sea el negocio que sea), se traduce en beneficio. Siempre hay unos costes a los que hacer frente. En este caso, estamos desglosando una habitación ocupada. Si la habitación estuviese vacía, también tendría un coste, que, sin profundizar mucho, sería el coste del hotel entero (cerrado), dividido entre el número de habitaciones. Este tema lo habíamos tratado en un post anterior “Abrir o no abrir nuestro hotel, esa es la cuestión” 

Coste de la habitación

Dentro de este coste, metemos gastos como la lavandería, calefacción, aire acondicionado, agua caliente sanitaria (ACS), limpieza, personal y en general cualquier otro gasto generado por su uso (coste que no tendríamos si la habitación estuviese cerrada).

Mantenimiento anual

Es todo aquel gasto que, de manera periódica, necesita revisión. Estos períodos suelen ser anuales o bianual, corresponde al mantenimiento de paredes y techos, pinturas, repaso a cortinas, persianas (si no se estropean o se deterioran antes), tapiderías, instalaciones eléctricas o de fontanería (igual que las persianas, si no se estropean antes), baños, etc.

Marketing y publicidad

El tener una página web buena, en activo, funcionando al día, con las ofertas y productos especiales que se ofrecen en nuestro hotel, optimizada para móviles y otros dispositivos móviles (esto es “responsive”) y muy, muy importante, con un buen SEO, que aparezca listada en los primeros puestos en el listado de búsquedas, un community manager que lleve y trabaje nuestras redes sociales (Twitter, Facebook, Pinterest, Instagram, etc.), un estratega en marketing que lance campañas puntuales en fechas señaladas (yo diría al menos dos campañas buenas y fuertes al año), un content writer que tenga al día nuestro blog, y, por supuesto la publicidad en prensa, radio y televisión, no es barato.

Y es que si no estás presente en Internet, tu negocio no funcionará, por el simple hecho, de que es casi, como si no existieses. Y es que, si tu quieres que tu empresa gane dinero, primero tienes que gastártelo.

Pérdidas

Las pérdidas, son aquellas generadas por el uso del ajuar. Con el tiempo, las sábanas, toallas, colchas, almohadas, colchones, etc. se deterioran, hay que reponer.

Dentro de las pérdidas, también metemos todo aquello que puede romper, como jarrones, jaboneras, o elementos pertenecientes a las cristalerías, etc.

No nos podemos olvidar de las pérdidas debidas por pequeños hurtos, menos habitual, pero que también se dan.

Otros (costes de TTOO o de OTAs)

Los costes generados por los turoperadores y las OTAs, suele rondar entre el 15 y el 20% de las habitaciones. Sin embargo, son una gran ayuda, muy estimada, sobre todo en épocas bajas y de menor afluencia de gente. No las tengamos en el olvido. Es mejor pagar a este tipo de agencias y tener habitaciones ocupadas, que no pagar este servicio pero tener la habitación vacía.

Evidentemente, de no tener este gasto, esta parte se sumaría a beneficios. Aquí estaría la importancia de una página web con un buen motor de reservas, donde los clientes puedan entrar por aquí.

Beneficios

Que voy a decir de lo que es el beneficio, ya todo el mundo sabrá, que después de pagar todos los gastos anteriores (y alguno más, que se me haya olvidado), todo lo que quede, es beneficio.

Nota: no he metido como “gasto” los impuestos tipo IVA, ya que estoy calculando los ingresos de la habitación sin incluir IVA.

Coste de la habitación

15%

15 euros

Mantenimiento anual

20%

20 euros

Marketing y publicidad

20%

20 euros

Pérdidas

10%

10 euros

Otros (costes de TTOO o de OTAs)

20%

20 euros

Beneficios

15%

15 euros

Total

100%

100 euros

En este ejemplo pretendo reflejar una manera de desglosar estos costes en una habitación tipo de 100 euros / noche (recuerdo que sin IVA). Cada uno, dependiendo del hotel, podrá repartir estos costes de manera que sean más reales a su caso.

 

4 ideas de revenue management para hoteles

Más o menos ya todo el mundo tiene una clara noción de lo que es el revenue management o el yield management, la gestión de ingresos.

Ya hemos visto en otros posts en este mismo blog que se puede aplicar la técnica del yield en cualquier tipo de negocio, aunque, una vez más, nos volvemos a centrar en el sector hotelero.

Voy a dar 4 ideas que creo pueden ser interesantes, incluso las pueden llevar a cabo los mismos propietarios de hoteles, sin importar la calificación del hotel.

1 Un hotel es mucho más que una habitación

De un tiempo a esta parte, la gestión de los ingresos ha evolucionado más allá de los simples enfoques tácticos para la gestión de las habitaciones a únicos precios.

Los revenue managers de hoy día están empezando a valorar las contribuciones totales de los ingresos, vengan del departamento que vengan, ya no es solo cuestión de “habitación”. Esto incluye la gestión y valoración de diferentes espacios para reuniones, talleres, convenciones de empresas o diferentes eventos de negocios, comedor o cafetería. Son ingresos por servicios complementarios.

Algunos revenue managers, los más eficientes (desde mi punto de vista), están aprendiendo a evaluar, no solo los ingresos del hotel, si no, los gastos que éste tiene, así se centran más claramente en las ganancias (no sólo los ingresos), que es lo que al final importa.

Los propietarios no necesitan estar muy involucrados en este tipo de operaciones del día a día, es una oportunidad para la comunicación con la alta dirección y de paso… con el revenue manager, que es el líder en esta gestión y es el principal responsable para alcanzar los objetivos generales. Es el que juega el papel más estratégico y el decisivo.

De la gestión de la cocina, cafetería, bar, restaurante o tiendas (algunos hoteles las tienen), también saldremos beneficiados, hagamos una buena gestión.

2 Las oportunidades operacionales, anticipación de las demandas

Dbusiness-1137397_1920esde mi punto de vista, esa es la clave. El saber anticipa
rse a las demandas del hotel. El saber que tipo de clientes serán los nuestros (familias, jóvenes, parejas…), en que épocas del año nos visitarán o cuántos días por término medio es el alquiler de la/s habitación/es. Pero esto no se hace en un día… ni siquiera en un año. El estudio debe de basarse en al menos 3 años, se deben de estudiar las claves para poder saber con antelación que porciento de ocupación tendremos en nuestro hotel. Lo primero sería analizar el hotel en sí, cuántas habitaciones tiene disponibles para su alquiler, donde está enclavado el hotel, está en zona de playa, de alto turismo, es hotel rural en un pequeño pueblo o está en una gran ciudad… después de esto es analizar el lugar donde esté situado. Sus fiestas, ferias, atracciones, si tiene playas, museos… o cualquier otro atractivo especial. Es importante el anticiparse a cualquier tipo de evento que atraiga a un gran número de gente (puede ser una concentración motera), por ejemplo, en Galicia, los Años Jacobeos (Xacobeos en gallego). Se le llama Año Jacobeo a áquel cuyo 25 de julio (festividad grande en Galicia) cuadra en domingo. No solo afecta al sector hotelero de Santiago de Compostela, si no que afecta a todos los hoteles de la Comunidad Autónoma.

En localidades como O Grove y Sanxenxo (ambas en la provincia de Pontevedra), el especial interés es el turístico, pero no solo en verano… en O Grove la “fiesta del marisco” (cada año atrae más gente) es en octubre, pero también son atraidos por el Casino de La Toja, el balneario de La Toja, tiro pichón, o torneos de golf que también se hacen en La Toja (de echo creo que por estas fechas hay un torneo el IX circuito de Golf Cenor). Cada revenue manager debe conocer bien la zona y que es lo que atrae a la gente al lugar y así poder ofertar precios por habitación standard, doble o para grupos.

Conociendo con antelación como será la demanda, no solo podremos centrarnos en los ingresos, si no que ayudaremos en la planificación de la plantilla o en los inventarios. Una mala gestión de estos dos puntos, puede ser nefasto para nuestro negocio, el encargados de las compras del hotel, debe de saber con tiempo la demanda del hotel, sobre todo con productos perecederos (los frescos).

La planificación de la plantilla también es clave, con poca plantilla el cliente se sentirá mal antendido y si tenemos empleados de más… en fin… Esta gestión permite al hotel asignar el personal adecuado en todos los departamentos, se optimiza así los costes salariales y aumenta la satisfacción del cliente.

3 Todo el hotel es nuestro negocio

No es solo la habitación, (lo decía empezando este post, en el punto 1).

En lugar de centrarse sólo en los niveles de ocupación, la tasa del hotel media diaria (ADR) y los ingresos por habitación disponible (RevPAR) que sí es verdad que son buenos indicadores financieros del hotel, no olvidemos otras cuestiones.
Debemos de ayudar a mejorar el RevPAR de un hotel o ADR (puedes echarle un vistazo a otro post en este mismo blog “Los principales ratios hoteleros”). La mejora será evidente al poco tiempo de implantación, en este caso, cada hotel es un mundo. Pero no olvidemos unas cuantas claves:

Los clientes adecuados deben ser atraídos a un precio adecuado.

La tecnología de gestión de ingresos puede proporcionar un análisis en la identificación de los clientes de mayor valor (existen programas informáticos y diversas aplicaciones (apps) para dispositivos móviles como tablets o móviles.

Hay que dar con los clientes duraderos (aquellos que tendrán una larga estancia y que es posible que repitan año tras año), en lugar del alquiler de la habitación por una sola noche.

4 El momento, la clave

Cuando se establece una gestión eficaz en las primeras etapas del ciclo de vida de un hotel repercutirá en toda la dirección del hotel por tiempo indefinido.

La etapa de inversión es el momento ideal para introducir la gestión de ingresos, ya que se puede capitalizar al máximo a través de estudios de viabilidad, las proyecciones de ingresos y el flujo a través resultante. Se puede además ser usado para establecer estrategias y establecer un plan de acción a largo plazo. Sin embargo, en cualquier momento del ciclo de vida es un buen momento para empezar a tomar ventaja de la gestión de ingresos.

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